[ 设为首页 ]
[ 加入收藏 ]
[ 与我联系 ]
2021-01-17周日
| 公道动态 | 公道成校 | 村官园地 | 农科教结合 | 社区教育 | 招商引资 | 为农服务 | 魅力公道 | 联系方式 |

         栏目导航 网站首页>>公道成校>>教学工作
  共有 3639 位读者读过此文   字体颜色:   【字体:放大 正常 缩小】    

【双击鼠标左键自动滚屏】【图片上滚动鼠标滚轮变焦图片】    
  发表日期:2010年5月17日          【编辑录入:admin

扬州公道教学点《实用文体写作知识》课程教案

《实用文体写作知识》教案

一、课程性质

实用写作知识是“一村一名大学生计划”农业经济管理等专业的一门专业基础课程,是培养学生具备基本的实用问题写作理论知识、一般应用文写作能力及文章分析与处理能力的课程,具有实践性强、实用性突出的特点。

二、课程目的要求

1、掌握有关实用文体的实际用途及其写作知识。

2、具备应用型人才所具备的写作能力及文章分析与处理能力,使学生的总体写作水平得到一定程度的提高。

 

引言  实用型文章的涵义和特征

教学要求:

了解实用型文章的涵义、基本特征。

教学要点:

1、实用型文章的涵义

2、实用型文章特征和基本要求

 

一、涵义

实用文体是各类实用型文章的总称,是指为解决实际问题而撰写的文章,是在社会生活中有特定用途的文章。它也被称为应用文。

二、特征

一是从内容方面来看,实用性文章是为解决某个 实际问题或某项具体工作而撰写的文章,其内容同现实生活密切相关,是现实生活的反映;

二是从形式方面来看,实用型文章大豆油固定的体式,带有突出的规范化或者说一定的程式化的特点。

三、特点

1、主旨单一、集中、明确;

2、材料多样、真实、有力;

3、结构合理、谨严、固定;

4、语言准确、简明、平易、庄重。

 

 

第一章        行政公文

一、教学要求

掌握公文的概念、特点、分类、构成要素,了解公文写作的基本要求,掌握公文写法示例。

二、内容要点

(一)概述

1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文,即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点,也是一份合格的公文所必须具备的几个条件。

2、公文的分类。公文的分类方法较多,重点明确按照行文关系和行文方向分类方法,并掌握上行文、平行文与下行文的涵义。

(二)公文的构成要素。包括眉首部分、主体部分、版记部分。

(三)公文写作的基本要求。公文写作的基本要求有三项,对第三项要求须理解性掌握。

(四)公文写法示例。此部分结合具体例文的出示和分析,分别介绍9类公文的一般写法。在全面了解的基础上,重点掌握6种公文,即:通知,通报,报告,请示,函,会议纪要。

三、重点难点

1、公文的概念及公文的分类。

2、通知,通报,报告,请示,函,会议纪要等6种公文。

四、教学建议

1、结合实例,指导学员明确上行文、平行文与下行文的涵义。

2、结合实例,重点讲解通知,通报,报告,请示,函,会议纪要等6种公文。

3、要求学员撰写通知和请示各一篇。

 

 

一、概述

(一)公文的概念及特点

1、涵义

“公文”也即公务文书,对人们通常所说的公务文书这个概念,有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。

第一类是行政机关公文,即有关机构与部门正规的公文文种。又称法定公文。

第二类为事务文书,即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书,它又称常用文书。

以上两类文书均有较强的通用性,适用于不同的社会行业或领域,所以合称通用文书。

第三类为专用文书,即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。

专用文书与通用文书是相对而言。

公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文,专指国务院2000824日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。

2、公文从内容到形式至少应当具备两大特征:

一是从内容方面看,公文的内容必须是具备公务活动的反映。公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的。

二是从形式方面来看,公文有固定的格式。

3、特点

1)法定性

2)政策性

3)实用性

4)时效性

5)规范性。

(二)公文的分类

1、按照行文关系和行文方向分类:

可分为上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定,在不同的情况下有不同的归属,如:通知、函。

2、按照紧急程度分类:

可分为紧急公文和普通公文。紧急公文还分为“特急”和“急件”两类。

3、按照有无保密要求及机密等级分类

一为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。

二为有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。

二、公文的构成要素

公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。

体式固定、规范是公文的一大特征,也是公文的作用得以实现的重要保证。

中华人民共和国国家标准(GB/T9704-1999)《国家行政机关格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。具体介绍如下:

(一)眉首部分

眉首部分又称文头部分,通常由公文份数序号、米米等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

1、  公文份数序号

2、  秘密等级和保密期限:“绝密”、“机密”、“秘密”

3、  紧急程度:“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4、  发文机关标识:发文机关标识一般使用小标宋体字、用红色标识,人们通常把法定公文称为“红头文件”,就是由此而来。

联合行文时,主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

5、  发文字号

6、  签发人

(二)主题部分

主体部分又称行文部分,这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

1、  标题

公文的标题要能准确、简要的解释公文的主要内容,并能透视文种,一般还应当标明发文机关。发文机关名称、发文事由和公文种类是构成公文标题的三个基本因素。

第一种是发文机关名称、发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。如:《国务院关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知》

第二种是由发文机关和公文种类两个要素构成的公文标题。在冠有红色版头的文件中,这种标题还是比较常见的。如:“国家教委办公厅文件”的版头下《关于印发<教育类公文主题词表>的通知》的公文标题。

第三种是由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。在公开发布的公文中,这类标题比较常见,如:《国务院紧急通知》等。

有些法规性公文在标题之下还有题注一项,用以说明某项法令、规定等通过或批准的时间、程序或开始生效的时间。题注一项的内容要写在括号内。

2、  主送机关

主送机关是负有公文处理责任的受文机关,是公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

3、  正文

正文是一份公文的核心部分。公文质量的高低、公文能否产生应有的功用,主要取决于正文部分写得如何,拟稿人的工作能力和文字水平也主要体现在正文的撰写中。

在一份比较复杂的公文中,正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

1)开头

第一种,目的式。在写明具体事项之前,现写明发文的目的,以引起受文者的注意,这是一种常见的开头形式。常见表示目的的介词“为”、“为了”等领取下文。

第二种,根据式。在公文正文的开头,写明作为行文依据的方针、政策、法规、规定及上级指示精神或其他事项,以增加公文的权威性、严肃性和说服力。常见的根据式开头的介词有“根据”、“遵照”、“按照”、“依照”等领取下文。

在实际写作中,根据式目的式混合使用的公文开头方式用的较多,可写明发文根据,在说明发文目的,然后点名决定的核心内容,简洁明了。

第三种,缘由式。缘由式也叫原因式,即通过介绍情况、提出问题或明确意义,使受文者了解行文的缘由,从而引起受文者对文件内容的重视。

公文开头无固定模式。究竟怎样撰写公文的开头,最终还要根据实际需要确定。而无论哪种形式的公文开头,都必须符合开门见山、简明扼要的原则。

2)主体

正文的主体是核心中的核心。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚,是对所有公文的主体部分的写作要求。

3)结尾

第一种,归纳式。

第二种,说明式。

第三种,申明式。

第四种,祈请式。

第五种,期望式。

行文简洁,手书有力,是对所有公正文结尾的要求。

4、  附件说明

附近是公文的有机组成部分,甚至有些附件可以说是反映公文的主要内容的部分,而主件只起发布或转发附件的作用。

5、  成文日期

公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报一发报日期为准。

成文日期要用汉字标注、并将年、月、日标全,零写为“0”。

6、  公文生效标识

加盖印章是公文最后生效的标志。

公文排版后所剩空白处如果不够印章位置,应当采取调整行距、字距的方式解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方式解决。

7、  附注

附注是说明在公文的其它部分不便说明的各种事项的项目,一般是对文件的传达范围、使用方法的规定及对名词术语的解释等。

(三)版记部分

版记部分又称文尾部分,通常由主题词、抄送机关和印发世间等项目构成。

1、  主题词

主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。一份公文的主题词一般不超过七个。上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。

2、  抄送机关名称

抄送机关名称是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。

3、  印发机关和印发时间

公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承当。

印发时间是指公文开印的具体时间。

4、  反线

版记中各要素之下加上一条反线,宽度统版心。

以上所列的公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项目,是现行公文的全部构成要素。

三、公文写作的基本要求

(一)要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定

(二)要了解实际情况---吃透两头

(三)要遵循各项行文规则

1、文种的选用要正确

要对每一种公文名称的含义和每一种公文的具体功用有所了解,以便根据行文的需要,正确选用文种。主要考虑两种因素:一是行文关系;二是发文的目的和公文的内容。

2、行文关系的确定要妥当

主要应当注意以下几点:

一是行文关系要根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

二是联合行文应当明确主办部门。

三是受双重领导的机关向上机机关行文,应当根据公文内容写明主送机关和抄送机关。

四是上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送另一上级机关。

3、制法程序的安排要合理

主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

注意:(1)公文的起草也要经过起草前的准备、起草、修改等几个阶段。

2)审核的重点是:是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟定公文的有关要求,公文格式是否符合有关规定等。

3)复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

四、公文写法示例

(一)决定

1、决定的用途

决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决定是一种重要的指挥性和约束性公文。一可用以安排重要会议的召开;二可在设立行政区划或设置重要机构时使用;三可以在表彰先进时使用;四可以在处理特大事故时使用。

决定即可以由领导机关制发,也可以由会议作出。

2、决定的写法

决定大致可以分为两类:一类是对重要事项作出安排的决定;一类是对重大行动作出安排或者对重要工作进行部署的决定。这类决定的指挥性和指示性极强。

 

(二)公告

1、公告的用途:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

公告通常在以国家的名义,向国内外宣布重大事件、重要事项或决定事项时使用。某些部门经授权,也可以代表国家对内或对外发表公告。

2、公告的写法

公告的标题主要有两种:

一种是发文机关加上公文文种。如:《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等;

另一种发文机关、事由在加上公文文种。如《中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告》等。

 

(三)通告

1、通告的用途:通告适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项。按期内容的不同,可把通告分为两类:

一类是法规性通告,这是用来宣布有关规定,并且能够起到行政法规作用的通告。

二类是事务性通告,这是用来公布某些单位或个人需要了解或办理的有关事宜的通告。

2、通告的写法

1)标题的写法

标题的写法有多种。第一种是发文机关、事由和文种几个要素俱全的标题;第二种是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题;第三种是省略发文机关,由事由和文种两个要素构成的标题。

2)通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。

3、公告、通告的写作注意事项

两者都属于公开发布的告知性文书,撰写时应注意一下几点:

1)要写得通俗;

2)要写得具体;

3)要写得清楚。

 

(四)通知

1、通知的用途:适用于批转下级机关的公文,转发上机机关和不相隶属机关的公文、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

在现行公文中,可以说通知的用途是最为广泛的。

1)可用于批转下级机关的公文,起到批准和指导的作用,又可用于转发上机机关和不相隶属的公文,起到传达或联系的作用。

2)即可用来发布行政规章,起到指挥和约束的作用,又可用来发布意见,会议纪要及计划、总结等文件,起到运载的作用。

3)可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项,起到指示工作甚至法规或规定的作用,又可以用来告知事项,起到传达作用。

4)可以用来宣布干部任免和聘用事宜,起到传递信息的作用。

总之,通知用途广泛、使用频率高,是其一个重要特点。

2、通知的写法

1)批示性通知

如果再做细分的话可将批示性通知分为三种:一为“频发”型通知,二为“转发”型通知,三为“批转”型通知。

“频发”型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知。

“转发”型通知是指用来转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文的通知。最常见也最简单的“转发”型通知的正文只有第一个部分。

“批转”型通知是指批示转发下级机关发来的公文的通知,其写法与“转发”型通知基本相同。随之下发的公文应是反映带有普遍性的问题或具有普遍指导意义的公文。

2)指示性通知

上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项,限于发文机关的权限,或因其内容不宜用(命令)决定等文种的,可用指示性通知。这类通知又称规定性通知或布置性通知。

3)告知性通知

告知某一具体事项,可用告知性通知,这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。如:设立或撤销机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修改行政规章、修正或补充文件内容、调整办公时间等各种事项,都可以写入告知性通知。

会议通知是告知性通知的一个重要的类别,也是用的较多的一类通知。

4)任免型通知

200111起施行《国家行政机关公文处理办法》规定:通知适用于“任免人员”,任免对象不再限于“干部”,范围有所扩大。

3、通知的写作注意事项

第一、事项要明确、具体;

第二、表述要清楚、直接。

 

(五)通报

1、通报的用途和种类

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。根据通报的具体情况不同,可将通报分为三类:一是表彰先进的表彰性通报;二是批评错误的批评性通报;三是传达重要精神或情况的传达性通报。人们常说的通报表扬、通报批评和通报情况,就是对这三类通报用途的概括。

2、通报的写法

1)表彰性通报

表彰性通报的具体用途是表扬好人好事,树立典型、推广经验,号召广大干部、群众向先进单位或个人学习,把工作做得更好。

2)批评性通报

批评性通报是指通报中用得较多的一类。这类通报主要用来批评后进、惩罚错误,以使广大干部群众引以为戒,吸取教训,防止类似问题的出现。

3)情况通报

情况通报是向有关部门和人员传达重要哦情况,发布重要信息,以使人们掌握情况、明确问题、从而统一思想和行动,使工作协调发展的通报。

情况通报正文的写法主要有两种。一种是先写发布通报通报的缘由,然后写明事项,最后提出要求和希望。另一种是将内容按问题进行划分,分成若干个部分来写,事项较多、内容较复杂的通报可用通报这种写法。

3、通报的写作注意事项

1)情况要准确;

2)态度要明朗;

3)事例要典型;

4)发布要及时。

 

(六)报告

1、报告的用途

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上机机关的询问。

报告是下级机关呈送上级机关的上行文种,中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种。

报告的用途极为广泛,具体的说,报告可以用来向上级机关汇报工作;反映情况;也可以用来答复上级机关的询问。

2、报告的分类

按其性质的不同,可将报告分为综合性报告和专题性报告;按其行文的直接目的的不同,可将报告分为呈报性报告和承转性报告。不同报告在写法上区别不是很大。

3、报告的写作注意事项

1)用途要合理、明确;

2)内容要客观、真实。

 

(七)请示

1、请示的用途

请示适用于向上级机关请求指示、批准。其主要用途有两种情况:

一是请求上机机关给予指示的请示,主要应在遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题,或政策界限难以把握时使用;

二是请求上级机关予以批准的请示,主要应在遇到超越本机关的职权范围,或本机关人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。

另外,某些业务主管部门就带有普遍性意义的问题提出看法,希望领导机关批转有关单位时,也可以使用请示。

2、请示的写法

按照请示的内容和目的的不同,可将请示分为请求性请示和请求批准的请示两类。

1)请求指示的请示

是指针对工作中出现的具体问题,向上级机关申明情况,请求予以答复和下达处理意见的请示。写这类请示,应把重点放在情况的陈述和问题的强调上。

2)请求批准的请示

是就某一问题或事项提出本机关的处理意见,请求上级机关给予批准或标明态度的请示。写这类请示,要把重点放在意见、办法的说明上。

3、写作请示的注意事项

第一、要正确选用文种;

第二、要做到一文一事;

第三、要避免多头请示;

第四、要避免越级请示。

4、报告与请示的区别

19519月政务院发布的《文件处理暂行办法》规定:“对上级陈述或请示事项”要用报告。也就是说,当时不管是报告还是请示工作,用的都是报告这个文种。与这种历史原因有关,时至今日还经常有人把本应该写成请示的公文错写成报告,或把请示与报告混用,写为请示报告。Erz和虽都是上行文,但二者的区别还是很明显的,主要体现在:

第一:具体功用不同;

第二:内容含量不同;

第三:行文时机不同。

 

(八)函

1、函的作用

使用于不相隶属相关之间商洽工作、询问和答复工作,请求批准和答复审批事项。函既可以在平行机关及不相隶属的机关之间使用,也可以在上下级机关之间使用。

2、函的分类

1981年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》取消了公函和便函的划分,只列“函”一个文种。

按照行文方向的不同划分,可将函分为去函和复函;

按照内容的不同划分,可将函分为知照函、催办函、邀请函等。

目前,经常使用的函有三种,即商洽性函、答复性函和请求性函。

3、函的写法

1)商洽性函

机关之间商量或接洽工作哦,可以使用商洽性函。

2)答复性函

机关之间回复问题,可以用答复性函。因为发文机关同收文机关之间没有隶属关系,或者说不存在上下级关系,所以不宜使用批复,而只能用函答复问题。

3)请求性函

机关之间请求帮助或配合工作,以及向有关主管部门请求批准等,可以使用请求性函。

4、  写作函的注意事项

第一、   文种的选用要正确;

与函有关的两种现象值得注意:一是应当用函却用了其他文种;另一种现象是应当使用其他文种,如请示、报告、通知等,却错用了函。

第二、   内容要简洁;

第三、   措辞要得体。

 

 

(九)会议纪要

1、会议纪要的用途

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

会议纪要应当算一种实录性公文,是在对会议讨论的事项加以归纳、整理的基础上,将其反映出来的公文文种。

2、会议纪要的种类

1)按其内容和文种的不同划分,可分为一下三类:

1)指示性会议纪要

是指反映工作安排事宜,因而对工作具有指导作用的会议纪要。

2)通报性会议纪要

有关领导同志主持召开的委员会、常委会或者办公会,对所讨论的以一些问题作出了决定,可用会议纪要的形式发至议定范围,使受文者了解会议精神和决定事项,以便贯彻执行。

3)消息性会议纪要

是指传达会议情况,也是说只起消息报到作用,而不起指示作用的会议纪要。

2)按照会议性质的不同,可将会议记录划分为:

1)日常行政工作会议记录

它是指行政机关为研究处理行政事务或解决某些实际问题而召开的常规性工作会议,反映此类会议的情况的会议纪要,就是日常行政工作会议纪要。

2)大型专题工作会议纪要

它是指为处理某一重大问题或某一方面的工作而专门召开的规模较大的会议。

3、会议纪要的写法

它的写法是比较灵活的,但大致的结构还是比较固定的。一般来说,日常行政会议纪要的主体部分的写法比较简单,把会议主要内容、议定事项写明即可,多采用综述式写法;大型专题工作会议纪要的写法则复杂一些,一般采用归纳式写法。

5、  写作会议纪要的注意事项

会议纪要具有两大特点:一是纪实性,二是提要型。故需注意以下几点:

第一、       要做好会议记录。

第二、       要突出会议要点。

 

第二章        事务文书

一、教学要求

了解事务文书的特点、作用,掌握几种事务文书的写法。

二、教学要点

(一)了解事务文书的涵义(狭义、广义),特点,作用。

(二)几类常用事务文书的写法

1、调查报告。掌握调查报告的涵义、种类及其写作要求,了解调查报告的作用、写法。

2、计划。掌握计划的涵义及写法,了解计划的作用、种类及制订计划的要求。

3、总结。掌握总结的涵义、写法及撰写总结的要求,了解总结的作用、种类。

4.述职报告。掌握述职报告的概念、写法及撰写要求,了解述职报告的作用。

5.规章制度。掌握规章制度的概念、种类及写法。

三、重点、难点

1、调查报告、计划、总结、述职报告和规章制度的涵义及写作要求。

2、计划、总结等两种常用事务文书。

四、教学方法

1、结合实例,重点讲解计划、总结等几种文体。

2、布置学员撰写计划和总结各一篇。

 

一、概述

事务文书的共同特点是具有突出的实用价值和惯用的写作格式。这类文书的特点主要体现在一下几个方面:

(一)对象比较具体;

(二)格式比较固定;

(三)写法比较实际;

(四)时限比较紧迫。

二、几类常用事务文书的写法

(一)调查报告

1、调查报告的涵义和写法

就是就某一个事件或某一个问题,进行深入细致的调查研究之后,所写出的真实地反映情况的书面报告。反映情况、揭露问题、总结经验、揭示规律,是调查报告的主要功用。

一篇好的调查报告,通过事例的分析,能够揭示事物的发展的规律,总结带有规范性和普遍性的经验,从而对工作起到一种推动作用。

2、调查报告的特点

第一、真实性;

第二、针对性;

第三、典型性。

3、调查报告的种类

按期内容的不同,可将属于实务文书的调查报告分为一下几类:

第一类是反映情况的调查报告。这类调查报告也称基础性调查报告,是比较全面、系统的反映某一方面的情况的调查报告。

第二类是总结经验的调查报告。这类调查报告是在确定典型,并对之进行深入、细致的了解的基础上,着重总结经验、探寻规律的调查报告。

第三类是揭露问题的调查报告,这类调查报告通过揭露问题、并分析其危害和原因,引起有关部门的重视,为问题的最终解决起到促进和参考作用。

属于实务文书的调查报告应为社会性调查报告。

4、调查报告的一般写法

调查报告没有非常固定的格式,其常见的写法是由标题、署名和正文几个部分构成。在报刊上发表的调查报告或作为毕业作业提交的调查报告,有的还会按要求加入一些项目,如:关键词、参考文献等。

1)标题

标题一般点明调查对象、内容范围和文种名称等几项内容,也有的直接揭示主题,还有的是双行标题,即正标题揭示主题,副标题表明调查对象、内容范围和文种名称。

2)署名

3)正文

正文一般包括开头、主体和结尾三个部分

开头部分又称“导语”、“前言”等,主要用以概述情况,如对调查的范围、对象、目的、方式、内容等作扼要介绍,以使读者对调查活动的情况有一个大致的了解。

主体部分是集中表述调查结果的部分,是调查报告的核心部分。这一部分通常写入下面几项内容:

一是情况或事实;

二是经验与做法或问题与原因;

三是建议或对策。

主体部分内容较多,所以大都要分成几个部分去写。为使其层次更加清楚,在分部分写作时,常常要在每一部分之前加序码和小标题。

结尾部分的写法有许多种。比如,总结式写法,总述内容,明确观点;指导式写法,指明努力的方向;启发式写法,提出发人深省、引人思索的问题;号召式写法,预示前景,发出号召,等等。很多调查报告没有结尾部分,或者把针对情况提出的建议作为结尾。

6、         调查报告的写作要求

1)要写好调查报告,必须做到以下几点:

第二、要认真进行调查研究,充分占有材料。

要取得调查研究的成功,或者说,要在调查中取得必要而又充分的资料,就必须注意:

一要有明确的目的,但不要带框框;

二要做好充分的准备,既要确定恰当的调查对象,并拟定调查提纲或调查细目,以使调查有计划、有步骤的进行;

三要善于分析和鉴别材料,既要分析资料来源的可靠程度,辨别真伪,并分清主流和枝节、本质与表象;

四要掌握调查的方式和方法。

2)调查的方式很多,常用的有三种:

第一种是开会调查;

第二种是采访,采访也叫个别访问;

第三种问卷。问卷由以下项目构成:一是封面语或卷首语;二是指导语;三是问题。

3)调查的方法有两大类,即普遍调查和非普遍调查。普遍调查简称普查,非普遍调查常用的方式还可以再分为重点调查、典型调查和抽样调查。

第二、要以正确的立场和方法,认真分析并合理组织材料。

第三、要讲究结构形式和语言特色。调查报告通常采用第三人称的叙述方式叙述事实,其语言除了应当具备公文语言的准确、简洁、朴素等共同特征之外,还可以适当运用一些比较生动的口语化词语,有时还可以恰到好处地引用一些诗词、典故及名言警句等,以起到画龙点睛的作用。

 

(二)计划

1、计划的涵义和作用

计划是某一个单位、部门或个人,对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

具体的说,计划的作用主要体现在一下几个方面:一是预见作用;二是指导作用;三是具有约束作用。

2、计划的种类

计划的种类很多,而且从不同的角度可以对其进行不同的分类。

按内容分,有生产计划、建设计划、工作计划、科研计划、教学计划等;

按范围分,有全国计划、地区计划、工作计划、班组计划、个人计划等;

按时间分,有长期计划、中期计划及短期计划,短期计划又分年度计划、季度计划、月份等;

按性质分,有综合计划和专题计划;

按形式分,有条文式计划、表格是计划、条文和表格配合用的计划等,大单位的计划或时限较长的计划,则往往以文件的形式制定。

3、计划的写法

计划通常由标题、正文和落款几个部分组成。

1)标题

标题一般由单位名称、适用期限和文种名称等几个项目,有的还要点明计划的内容要点。

2)正文

计划的种类很多,但不论哪类计划,一般都应当包括“做什么”、“怎么做”以及“什么时间完成”等事项,具体的说,要有计本情况、目的与要求、步骤与做法、结语等几个方面的内容。

在“基本情况”部分,主要写明制定计划的依据;

在“目的与要求”部分,要分条列项的写明目标、任务及其完成的时限等。

在“步骤与做法”部分,要把完成任务所要经过的阶段、各阶段所以要采取的措施及人力、物力、财力的安排等写的非常具体、明确。也有的计划把这部分内容同“目的与要求”放到一起写,写出一项目标与任务,接着便写明完成目标与任务的措施与方法。

在“结语”部分,可以概括全文,表明完成计划的决心。将要作为文件下发的计划还可以在最后提出希望,发出号召,或者指明注意事项及计划检查、修订的办法。

3)落款

落款一般包括署名也即制定计划的单位名称和日期两项内容。

4、制定计划的要求

在计划的制定中,主要应当依据以下要求:

第一、要符合政策;

第二、要从实际出发;

第三、要具体明确;

第四、要留有余地。

 

(三)总结

1、总结的涵义和作用

是指对某一阶段的工作或某项工作的完成情况,包括取得的成绩、存在的问题即得到的经验和教训加以回顾和分析,为今后的工作提供帮助和借鉴的一种文书。

总结主要是回顾过去,而回顾过去特别是从中引出规律性的东西,还要为了给今后的工作提供借鉴和帮助。同时,总结过去的工作情况本身,也是一个培养工作能力、提高认识水平的过程。

2、总结的种类

按期内容和性质的不同,将总结分为综合性总结和专题性总结。

3、总结的写法

总结一般也是由标题、正文和落款三个部分构成的。

1)标题

标题的写法有两种:一种是包括单位名称、时间、总结对象和文种类别的标题。这种标题的写法同计划标题的写法相近;另一种是新闻式标题,即概括总结的核心内容的标题。另外,总结还经常使用两种标题复合的双行标题,即以正标题点明主题,以副标题标明单位名称、总结对象和文种等。

2)正文

正文一般包括前言、主体和结语几个部分,分别写入基本情况、成绩与经验、问题与教训、今后的意见等几个方面的内容。

“基本情况”也即“前言”部分,通常用以概述情况,或对工作背景和开展工作的条件,作一个简要的交代。

主体的第一个部分是“成绩与经验”部分,在此要用翔实的材料,将成绩取得的做法写明。主体的第二部分是“问题和教训”部分,在此要实事求是地把工作中的失误和问题写明。

夹叙夹议或先叙后议,都是总结的主体部分常用的写法。把存在的问题和解决问题的措施放在一起,在“成绩与经验”部分之后写出,也是比较常见的写法。

在“今后的意见”也即“结尾”部分,要结合经验和教训,提出改进的办法或下一步努力的方向。有的总结是在最后前景,表明决心。

篇幅较长的总结,通常要在每个部分之前加上序码,或者序码和小标题。

3)落款

落款的写法同计划的落款完全相同。

4、撰写总结的要求

第一,要充分占有资料,并实事求是地反映情况。

第二,要善于分析材料,并找出规律性的东西来。

第三、要合理地取舍内容,以突出重点。

第四、要深入研究问题,以突出特点。首先,从内容方面来看,无论是写成绩,还是写问题,也无论是写经验,还是写教训,都应把真正属于自己的东西反映出来。其次,从形式方面来看,在结构的安排和语言的运用上,总结也有自己的一些特点,写作时应当注意体现这些特点。

 

(四)述职报告

1、述职报告的概念及其作用

述职报告,是指国家工作人员(目前主要为领导干部)就某一个阶段任职情况,向有关部门及领导或群众作出全面说明的一种文字材料。

述职报告是随着干部制度改革而产生的一种新兴文体,述职报告的撰写和提出,已成为管理和考核干部的重要方式。

对于领导者个人来说,撰写述职报告,可对自己的任职情况加以回顾和反思,有利于自我完善、自我提高、也有利于改进工作;

对于一个单位或一个部门来说,提出述职报告,便于考核干部,也便于群众监督领导的工作。

述职报告其实有很多种。按年度划分,有年度述职报告、阶段述职报告及任期述职报告;按写作主体划分,有个人述职报告和集体述职报告。

2、述职报告的内容和结构

述职报告通常由标题、署名和正文几个部分构成

1)标题

述职报告的标题常见的格式是“期限+文种”。如:《2007年度述职报告》等;有的不写日期,只标文种,即《述职报告》;集体述职报告的标题还常采用公文标题的写法,即采用“单位名称+文种名称”或“单位名称+期限+文种名称”;有的述职报告还采用双行标题的形式,其中,正标题高度概括述职报告的内容即工作情况,副标题与单行标题相同,标明文种等事项,如《尽职、尽责、尽心、尽力——我的述职报告》。

2)署名

在标题之下,要标明述职人所在单位的全称和述职人姓名。

(3)、正文

述职报告究竟应当写入哪些内容虽然没有统一明确的规定,但常常可以看到一些要求。目前,很多单位都要求述职人从德、能、勤、绩四个方面反映自己的情况。此外,对不同的工作人员,还会有一些特殊的要求。总的来说,述职报告应对述职人员的政策水平、工作能力及职责履行情况作出非特殊的要求,其中应有基本情况的概括,也应有典型事例的说明,应有成绩与经验的总结,也应有失误与教训的反思。应当说,对述职报告的内容要求与对工作总结的要求有相同之处,既要做到全面、客观,又不能面面俱到、分不清主次。

从结构上看,述职报告的正文一般包括导言、主体和结语几个部分。

前言部分也即开头部分都比较简短,主要用以说明任职时间和工作职责、任职时间和工作职责的明确是述职报告的基础。同时,还可以阐明任职的指导思想和工作目标,或者概述工作情况。

主体部分首先要详细阐述自己是如何履行工作职责的。在说明任职情况时,要突出重点,要将较多的篇幅放在主要工作的完成情况及重要政绩或失误的反映上;其次可对自己在任职期间所取得的工作经验和教训,作出一定的分析;最后表明做好工作的决心和打算。

结语部分也应写得简短,有的只是一句话,用以表明谦虚、礼貌的态度或收束全篇。如“以上为本人工作情况,请领导和同志们批评指导”、“以上述职报告,请审阅、批评”等。

3、述职报告的写作要求

概括的说,客观、具体、详略得当、语言得体,是对述职报告的基本要求。具体的说,撰写述职报告,应当做到一下几点:

第一、       内容要客观真实。

第二、       内容要具体实在。

第三、       详略要得当,重点要突出。

第四、       语言要得体。

 

(五)规章制度

1、规章制度的概念及其作用

规章制度,是国家机关、业务主管部门、社会团体或其他组织机构制定的,在一定的范围内要求有关人员共同遵守的实质文书。

规章制度的种类很多,公约、章程、条例、规定、办法、规则、细则、准则、守则、标准、须知等等,都是分别有着不同用途的规章制度。不同种类的规章制度尽管名称与用途不同,但其性质和写法大体相同或相近。

规章制度是党和国家的方针、政策的具体化,具有法规的效力;它对人们的行为具有指导和约束作用,是人们的行为准则和依据。应当说,具有法规性和约束力,是规章制度的共同特点。

2、规章制度的种类及其写法

1)章程

是党派或团体等组织,用于规定自身的性质、宗旨、组织机构、活动形式和性行动准则等内部事务的一种文书。

章程一般包括标题、签署、正文等几个部分。

1)标题

章程的标题通常是由组织机构名称加文种名称两个要素构成的。如《xx证券交易所章程》等。

2)签署

签署又名题注。章程通常要由会议通过才能生效,通过的章程的会议名称和日期要加括号置于标题下方。

3)正文

章程的正文一般采用条款形式,而且是“章段条联式”,即分章分条,各章条数前后相连、统一排列,条下还可分款,但各款不连,独立编号。

第一章为“总则”(或总纲),总则部分用以说明组织机构的性质、宗旨、任务,有的还要说明组织机构的名称、指导思想或建设要求等;

中间各章统称“分则”,分则部分是章程的主体,在此要对组织机构的成员、构成特点、活动范围和方式等作出规定;

章程的最后一章是“附则”,主要写明章程的生效日期与施行要求。有的章程不设“附则”一章,分则部分结束,整个章程也就结束。如果不设“附则”,那么开头的“总则”(或总领)就不要作为第一章出现,而要单独存在于分则各章之前。

 

2)条例

条例是对某一方面的工作或某一重大事项的处理方式及某一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限等作出规定的指令性文件。

条例一般由全国人民代表大会、国务院或其他政府职能部门制订、颁行的。其作用主要就在于阐述某项工作的任务、要求以及方法,以保证工作的顺利开展;规定某一组织的宗旨、任务及其成员的职责权限;规定某些专门工作人员的任务和权限,等等。

条例通常也由标题、签署、正文几个部分组成。

1)标题

条例的标题的格式一般为“事由+文种”,如《住房公积金条例》等。

2)签署

条例的发布机关和发布日期,或者通过条例的会议名称和日期要加以括号置于标题下方。条例常常随“令”发布,而“令”中大都写明“签署”中所要写明的事项,所以很多条例不再设“签署”一项。

3)正文

条例的正文格式有两种:一种是章断条连式,一种是分条列项式。前者的写法与章程相同,第一章为“总则”,条数从总则部分开始排列,直至最后一章“附则”;后者也即以“条”贯穿式,部分章目,开头就是条例的第一条,各条依次排列,直至最后一条。

条例的开头部分也即“总则”,通常写入下面两项内容:

一是交代制发条例的目的,常见的格式是“为了……,特制定本条例”。

二是说明条例的适用对象和涉及的范围。

此外,总则部分还可以写入其他一些内容,如对工作的归属、权限等作出说明。条例的主体部分是规定具体事项的部分,是整个条例的核心部分。总的来说,条例要对应该如何和不该如何作出规定。首先从正面规定必须做什么及必须怎么做,然后再从反面规定不许做什么以及违规的处理办法。“正面”和“反面”的规定可以放在一起对照说明,也可以将后者单独列为“罚则”,集中加以说明。条例的结尾部分称为“附则”,用以说明条例的实施要求,生效日期、解释与修改权属、与有关文件的关系及其他未尽事宜的处理办法等。

 

3)规定

规定是针对某一事项或活动提出要求,并制定相应措施,要求有关人员贯彻执行的一种文书。

规定主要用途就在于就某些政策性问题,提出具体的约束性意见,以利于某向工作的顺利进行和完成。与章程、条例相比,规定的现实针对性要更强一些。同章程、条例一样,规定通常也由标题、签署和正文几个部分组成。

1)标题

规定标题的常见格式是“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”,并常见介词“关于”引出事由。如:《关于严格控制城镇住宅标准的规定》等。

2)签署

条例的发布机关好和发布日期可加括号置于标题下方,也可作为落款放在正文之后。

3)正文

规定的正文一般包括开头,主体和结尾三个部分。

开头又称序言部分,主要用以说明制发该规定的目的、依据、缘由等,并加以过渡性的语句引出下文;

主体部分是写明具体规定事项的部分,主要包括两方面的内容:一是原则的规定要求,二是具体的约束措施。主体部分大都采用条款式写法;

结尾部分主要用以交代规定的实施要求、生效日期及解释和修改的权属等。

 

4)办法

办法是有关机关或部门根据党和国家的方针、政策及有关规定、条例,就某一方面的工作或问题提出具体做法和要求的文件。在实际工作中,办法作为一种带有行业法规性质的文件,应用范围越来越广,使用频率也越来越高,人们常常以此作为处理和解决问题的规范和依据。

办法通常由标题、正文和落款几个部分构成。

1)标题

办法的标题一般采用“事由+文种”的形式,如:《中外合资经营企业登记管理办法》等。

2)正文

正文的开头部分主要说明制定办法的依据和目的,主体部分写明各项要求和措施。由于办法的实践性极强,因此各项要求和措施要十分严密、具体、明确。正文的结尾部分是办法的实施说明部分,主要交代办法的施行时期和要求、修订和解释权限等等。

3)落款

写明制定办法的机关名称和日期。

 

5)守则

守则是某一单位、部门或属于某一社会群体的成员所共同依循的行为准则,是用以规范人们的行为方式的文书。守则既可以打破单位或部门的界限,通用于某一社会行业或哦社会群体,如《教师守则》等。也可以在单位或部门内部使用,各类员工守则大都属于此类守则。

同前面几种规章制度类文书相比,守则一般篇幅较短,写法较为简单。标题、正文和日期,是守则常有的几个部分。

1)标题

守则的标题一般包括适用对象和文种也即“守则”两项内容。如:《佳慧员工守则》,“佳慧员工”是该守则的使用对象,“守则”是文种名称。

2)正文

正文有两种写法:一是公文式写法,即在开头部分说明制定该守则的依据和目的,主体部分写明各项要求,有的还要有结语部分,申明守则的施行办法;二是简略式写法,即正文只有一个部分,直接写明各项要求。无论哪类守则,正文都应采用条文式写法,按序逐条写明各项要求。

3)日期

正文之后通常只有守则的制订或颁行日期一项内容,而不必在写制定者名称。

 

第三章      公关文书

一、教学要求

了解公关文书的特点、作用,掌握几种公关文书的写法。

二、教学要点

(一)了解公关文书的涵义,特点,作用。

(二)几类常用公关文书的写法

1、函电。掌握调查报告的涵义及其写法。

2、请柬和聘书。掌握请柬和聘书的涵义及写法。

3、慰问电和慰问信。掌握慰问电和慰问信的涵义、写法。

4.邀请电和邀请信。掌握邀请电和邀请信的涵义、写法。

5.感谢信和表扬信。掌握感谢信和表扬信的涵义、写法。

6.介绍信和证明信。掌握介绍信和证明信的涵义、写法。

7.求职信。掌握求职信的涵义、写法。

8.致辞。掌握致辞的涵义、种类与写法。

三、重点、难点

函电、慰问电和慰问信、感谢信和表扬信、致辞的涵义及写作要求。

四、教学方法

1、结合实例,重点讲解函电、慰问电和慰问信、感谢信和表扬信、致辞等几种文体。

2、布置学员撰写慰问电和表扬信各一篇。

 

 

一、概述

1、公关文书就是在公关活动中形成和使用的文书。公关是公共关系的简称,主要是指一个社会组织或一个人通过与公众进行有效的信息交流或其他交往活动,树立良好的公众形象,赢得公众的信任和支持。,从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。

现在目前人们大都将公关看着一种管理职能,也即看作一种组织行为。

2、实际上,很多文书都负有公关职能。不过,这些文书材料毕竟不是专门用于公关活动的,或者说不是为公关活动而制发的,因而不能称之为公关文书。专门用于公关活动或者说专门以公关为目的而制发的文书也有很多种,比较常见的有函电类和致辞类两大类别。

函电类的公关文书由包括贺电和贺函、唁电和唁言、请柬和聘书、慰问电和慰问信、邀请电和邀请函、感谢信和表扬信以及介绍信、证明信、求职信等。

致辞类公关文书则包括欢迎辞和欢送词、祝酒词和答谢词、开幕词和闭幕词、追悼词等。

3、目的明确,格式规范、用语得体,是公关文书所应具备的几个最为突出的特点。

二、函电

(一)贺电和贺信

贺电和贺信,是指在各种喜庆场合向他人表示祝贺的电文和信函。

贺电和贺信的主要内容是表达祝贺、祝愿或祝祷的感情,有时也根据需要,表达互相慰藉或互相勉励的心愿。感情色彩教为浓烈,措辞热情、庄重,是贺电和贺信的重要特征。

贺电和贺信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款几个部分。先写明祝贺的事由,再表达祝贺之情,是贺电和贺信正文的一般写法。

 

(二)唁电和唁函

唁电和唁函,是发给遭遇丧事的死者家属或者死者所在单位的电报和信函。哀悼死者,安慰生者,是唁电和唁函的主要用途,也是唁电和唁函所要表述的主要内容。

唁电和唁函一般包括标题、称谓、正文和落款几个部分。标题可居中写“唁电”二字,也可写得略微详细一些,写为“xx电唁xx逝世”、“xx致函悼唁xx逝世”等。同一般电报和书信一样,要在标题之下顶格写明收电人称呼。正文部分除了表达哀悼和慰问之情,常常还要概述死者的经历或业绩并予以评价,其中要突出死者与自己交往与联系,特别是给予自己的关心与帮助。“惊悉”、“倾悉”、“惊闻”及“悲痛至极”、“不胜哀悼”、“节哀顺便”、“节哀自珍”、“尚希珍重”、“特电吊唁,并致慰问”、“特致电唁、以致哀枕”等等,都是唁电和唁函常用的字眼。须注意的是,唁电和唁函及后面还将谈到的悼词,都讳用“死”字,要用“仙逝”、“作古”、“不幸逝世”、“阖然长逝”、“与世长辞”德不孤说法。最后是落款,落款包括署名和日期两项内容。

 

(三)请柬和聘书

1)请柬

请柬又称请帖,是指单位或个人为邀请有关人员出席某项活动而制发的一种专门信函。请柬多用于比较隆重的庆典活动,有时也用于规模较大的会议或教为正规的筵席。

请柬一般是由封面和内容两部分组成。封面写明“请柬”或“请帖”字样,有时也可以加上活动名称。封面要美观大方、要有庄重感和艺术性。内容主要包括称谓、正文和落款几项内容。受邀单位或个人名称也即称谓应顶格书写,为表示尊重,个人的姓名之后要有职务、职称或“先生”、“女士”、“小姐”等称谓。正文要写明活动的内容、时间、地点以及其他须知事项。“敬请参加”、“敬请光临”、“请届时光临”等是请柬常用的结语。落款是指署名和日期,要写在正文的右下方。

请柬的语言表述必须做到准确、简洁、典雅、诚恳,要使受邀者能够领会邀请者的意图,能够感受到邀请者的诚意,并且能够感到愉悦。

2)聘书

聘书又称聘请书,是指为聘请某人担任某一职务或承当某项工作而制定的一种专门文书。

聘书大都由标题、称谓、正文、落款组成。标题为“聘书”或“聘请书”,有的以较大字号标在正文上方居中位置,比较讲究的聘书则专门制作封面。被聘请人的姓名可以作为称谓一项单独写出,也可以写在正文中。落款是指署名和日期,在正文右下方要写明聘用单位名称和颁发聘书的日期并加盖公章。如果聘用者为个人,则应签署聘用者的姓名并加盖私人印章。如果是单位负责人代表单位签发聘书,则应标明其职务并加盖公章。

 

(四)慰问电和慰问信

慰问电和慰问信是向有关集体或个个人表示安慰和问候的电报和信件。可以在多种场合应用。

慰问电的篇幅都非常简短、语言极为精炼、内容高度概括。

慰问信一般由标题、称谓、正文和落款几个部分组成。标题可以只写“慰问信”三个字。称谓是慰问对象的名称。用于不同场合的慰问信,正文所写的内容往往是有所不同的。从整体来看,慰问信主要有两类:一类是表示安慰的,一类是表示问候的。前者要针对不幸事件的结果,表达同情与痛惜之情;后者则要述及慰问对象的主要贡献,并表达钦佩与赞扬之意。实际上,即便是同为表示安慰或表示问候的慰问信,由于慰问对象的不同,其写法也会有很多区别。落款包括署名和日期两项内容。

 

(五)邀请电和邀请函

邀请电和邀请函是专门为邀请有关人员出席某项工作而发出的电报或信件。目前邀请电用得不是很多,用得较多的是邀请信,邀请信又称邀请函、邀请书。

邀请信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。

标题可以只写“邀请信”三个字,也可以写明活动的名称也即事由。

称谓是邀请对象的名称,如果邀请书是专发性的,即专门发给某个特定的邀请对象的,称谓则为邀请对象的专有名称;如果邀请信是普发性的,即发给某个群体的。则可以选用一个统称作为称谓。

写明活动或工作的内容及意义,表明盛情邀请对方参加的意愿,交代相关须知事项,是邀请信正文常写的几项内容。

另外,称谓之下、正文之前,通常要有问候语,正文的最后还常有祝颂性结语。

落款部分要有邀请者署名和写信日期。

 

(六)感谢信和表扬信

1、感谢信

感谢信是专门对别人给予自己的帮助、关心与支持表示感谢的信函。

感谢信一般由标题、称谓、正文、落款几个部分组成。标题可以只写“感谢信”或“感谢电”三个字,也可以在此之外还标明感谢对象。

称谓是对感谢对感谢对象的称呼,要写在标题之下、正文之上。如果感谢对象较多,或者感谢对象不是非常明确,称谓一项科写统称或者不写。简述事实也即说明感谢的缘由,表明感谢之情,是正文部分常写的两项主要内容。有的感谢信还要最后表明深受鼓舞,努力工作的决心。

落款是署名和日期。

注意:内容空洞、套话连篇、没有真情实感,是感谢信写作之大忌。

 

2、表扬信

表扬信是一种对好人好事加以称颂、赞扬的专用书信。表扬信的作者可以是单位,也可以是个人。同样,表扬对象可以是集体,也可以是个人。表扬信可以多种形式发布。

表扬信一般由标题、正文、落款几个部分组成,有的还有称谓一项。

标题大都只写“表扬信”三个字,有的也以充满感情色彩的语言点明核心事实。如果表扬信的送交对象非常明确,就要有称谓一项,否则可以不加称谓。

在正文部分,首先要介绍好人好事,概述事情的来龙去脉,评价其意义和价值;其次要表达感激和赞颂之情;有的还要在最后表达对表扬对象的良好祝愿及学习好人好事的决心。同其他书信一样,表扬信也常常要以礼貌语或祝颂语做结语。

落款包括署名和日期两项内容,如果哦表扬信是以单位的名义撰写的,则要加盖单位印章。

 

3、表扬信和感谢信的区别

1)表扬信有的是以公众为读者对象的,有的是写给单位领导的,但不能直接写给表扬对象;感谢信则是可以直接写给感谢对象。

2)表扬信大都是针对某一具体事件的,内容相对单一;感谢信则既可以针对一件具体的事情,也可以针对一项工作或一个时期的工作,带有一定的综合性。

3)表扬信重在宣传好人好事,感谢信重在表达感激之情,二者的写作目的、写作重点均有不同。

 

 

(七)介绍信和证明信

1、介绍信

介绍信是单位派人去其他单位联系工作、办理事务时所开具的介绍性信件。

介绍信有现成的样本,使用时按项填写并加盖公章既可,有存根的介绍信应在两联之间骑缝处加盖公章。填写介绍信,必须做到字迹工整、清楚,不得随意涂改。

如果不用现成的样本,而是在单位统一印制的信笺上写介绍信,那么,就应注意一下构成形式问题。一般来说,介绍应当具备标题、称谓、正文和落款几个部分。

标题为“介绍信”,要以稍大字体标注在介绍信上方居中位置。介绍信主要在单位之间使用,所以称谓通常为对方单位名称,在个别场合可为个人姓名。正文通常需要写明被介绍人的姓名、身份及所要联系的事项,内容要简明扼要,高度概括。正文的最后,通常要写入带有祈祷性质的结语,如:“请接洽”、“接洽为盼”、“请予以协助”等。另外,还常用“此致、敬礼”之类的礼貌语。落款为署名、日期及印章。

 

2、证明信

证明信是组织或个人用以证明一个人的身份或其他有关情况的专用书信。内容真实可靠,表述明确、严谨,是证明信所必须具备的几个特点。同介绍一样,证明信也是不能随意涂改的。如果确需涂改,则应在涂改处加盖印章。

证明信的标题和称谓的写法同介绍信相同。正文部分要根据证明信的具体用途,有正对性的写明相关事项。正文的最后,通常要以“特此证明”做结语。落款部分主要有署名、日期和印章。证明信如果是以单位名义出具的,或者说证明人如为单位,就要由单位署名并加盖公章;如果是以个人的名义出具的,也即证明人为个人,则要由个人署名并加盖私章。

 

(八)求职信

求职信又称自荐信,是求职者向用人单位介绍自己,并表达求职意愿,以求获得某个指为的一种专用书信。

撰写求职信是求职的第一个步骤,也是直观重要的一个步骤。

求职信通常包括标题、称谓、正文、祝颂语、落款及附件等几个部分。

1、求职信的标题主要有两类:一类是平实型标题,即直接将文书名称“求职信”或哦“自荐信”、“自荐书”等用作标题,这是最为常见的标题形式;另一类是艺术化标题,即自拟简洁、醒目、带有个性特征的词句作为标题。艺术化标题的使用要慎重,要用得恰到好处,不要给人一种华而不实的感觉。另外,由于工作性质不同,很多岗位也是不适于在求职信中使用艺术化标题的。

2、称谓是对受信者的称呼,对不同的受信者,可以使用不同的称呼。称呼必须恰当得体,既要合乎常规,又要能够体现自己对受信者的尊重。称谓要尽量做到明确、具体,最好不用“相关人士”、“有关领导”之类过于泛化的称呼。

3、正文一般要写入一下几项内容:一是阐明写信的缘由和目的,表明求职的意愿;二是介绍自己的基本情况,表明自己对目标岗位的选择理由;三述评述自己的特点和专长。最后申明希望得到目标岗位及期盼回复的愿望,也可以表明被录用后做好工作的决心和打算。

4、祝颂语最为常见的为“此致、敬礼”。

5、在落款一项,要写入求职者真实姓名、联系方式及写信日期。求职信大都附有附件,附件主要有简历,学历证书、获奖证书、推荐信等部分组成简历的撰写要讲究条例,要有一个合理的顺序,而由远及近及远是简历常用的写作顺序。两种顺序可能会有不同的表达效果,简单的说,由远及近是一种自然的顺序,便于别人了解自己成长或发展的我脉络,由近及远则是一种强调的顺序,便于凸显个人近况及最终学历,便于别人快速了解自己。以往用得较多的是由远及近的顺序,而目前人们越来越乐于使用由近及远的顺序。

6、撰写求职信的注意点

第一、要力求简洁凝练、避免长篇大论、繁杂琐细;

第二、要力求准确、顺畅,避免出现病句、错别字;

第三、要力求平实直白,避免故作高深或故弄玄虚;

第四、要力求条分缕析,避免杂乱无章;

第五、要力求语气真诚自然,避免矫揉造作;

第六、要力求文面整洁、美观,避免书写不清或随意涂抹。

 

三、致辞

(一)欢迎辞与欢送词

1、欢迎辞

欢迎词是指在宾客光临时,主人为表示欢迎,在欢迎仪式或酒会、宴会等公开聚会场合发表的演讲词。

欢迎词一般包括称谓、正文和祝颂语等几项内容。

欢迎词的开头是称谓,而称谓不宜直呼来宾名字,往往要加上一些礼貌用语或表示亲切的词语。如:在姓名之前冠以“尊敬的”、“亲爱的”等修饰语,在姓名之后加上来宾头衔或“先生”、“女士”等尊称。

正文首先要开门见山。对宾客表示欢迎和问候;其次可以回顾双方交往的过程,指明宾客来访的目的和意义;然后展望未来,表达对双方进一步发展友好关系的祝愿和期待,并再次对对来宾表示欢迎。

正文的后面通常是表示祝颂的语句,如“祝来宾身体健康”、“祝访问取得圆满成功”等。如果欢迎词是在酒会或宴会上发表的,则要加上祝酒的内容,即“为。。。。。。干杯”。

致辞类文书大都属于礼仪文书,并且是要读给别人听得,因此要在语言的运用上多下功夫。庄重得体,简洁明快,富有文采,富有感染力和韵律美,带有一定的刚情色彩和口语色彩,是这类文书在语言表达方面所应具备的特点,这些特点在欢迎词和欢送词、祝酒词和答谢词等比较典型的礼仪文书中表现尤为突出。另外,还要注意,在欢迎词和欢送词、祝酒词和答谢词等礼仪文书中,不要写入具体的事务性内容,即便需要表明自己的某种态度和立场,也要尽量说得委婉、温和,不要令对方感到难堪或不快。

2、欢迎词

欢迎词是指在宾客即将离去时,主人为表示欢送,在欢送仪式或送别酒会、宴会等公开聚会场合发表的演讲词。

来时要“迎”,走时要“送”,迎来送往是非常重要的礼仪活动,而在比较正规的礼仪活动中,致辞往往是一项不可缺少的内容。

欢送词一般包括称谓、正文和祝颂语等几项内容。欢送词的开头是称谓,称谓的写法同欢迎词相同。正文首先要对宾客的离去表示欢迎,有的还要表示惜别之情;其次可以阐述此次宾客来访的主要活动内容及其成效和意义所在;最后展望双方友好合作或交往的前景,表达对宾客再次来访的期盼。正文的最后,通常还要加上人们在送行时的祝颂性语句,如“祝xxx归途平安,身体健康”等。如果欢送词是在酒会或宴会上发表的,则要加上祝酒的内容,即“为。。。。。。干杯”。

 

(二)祝酒词和答谢词

1、祝酒词

祝酒词是在比较正规的酒会、宴会上发表的向人们表示祝愿的演讲词。祝酒词要以“酒”为媒介物表达美好的祝愿之情,所以只有在有“酒”的场合才能发表祝酒词,而在“酒”的庆典或会议上是无法发表哦祝酒词的。

祝酒词可在各种类型的酒会或宴会上发表。而在不同的场合发表的祝酒词,虽然都由称谓、正文和祝颂语几个部分组成,但其正文部分的写法还是有着较大的区别的。一般来说,在欢迎宴会上发表的祝愿词也就相当于欢迎词,在欢送宴会上发表的祝酒词也就是欢送词,答谢词在答谢宴会上发表的祝酒词相当于答谢词,主人在答谢宴会上发表的祝酒词常常就是送别词。在庆贺宴上或招待酒会上发表的祝酒词,开头要点明宴会或酒会的主题,然后是祝愿、祝福的话。中间部分可以根据宴会或酒会的性质及来宾的特点,选择恰当的内容。内容可以有所不同,但都必须与喜庆、友好的气氛和谐一致,或者说,都必须有助于营造喜庆、友好的气氛。结尾是祝颂语和祝酒的内容。在祝酒词中,祝酒的内容是不能缺少的一项内容。

2、答谢词

答谢词是宾客所发表的对主人的热情接待和多方关照表示表示的演讲词。答谢词一般主人致欢迎词或欢迎词后发表,有时也在专门举办的答谢活动中发表。

答谢词的开头,应当开门见山,阐明扼要地向主人表示诚挚的谢意;中间也即主体部分,应对主人所作的安排及访问的意义予以肯定,并表达自己的感受和心情;最后对双方关系的发展前景表示良好的祝愿,并再次表示感谢。

 

(三)开幕词和闭幕词

1、开幕词

开幕词是在比较正式的大型会议或活动的开幕式上,举办单位的主要领导人所作的旋传性或纲领性的讲话。

开幕式主要包括标题、称谓和正文几个部分。由于开幕词经常以书面的形式发表,所以一般要加标题。标题有几种形式:一是会议名称+“开幕词”,二是致辞人姓名+会议名称+“开幕词”,三是双行标题,即以正标题揭示会议主题,副标题表明会议名称和文种。开幕词主要用于大型会议,应当算是会议文书,所用称谓通常要比欢迎词、祝颂词之类的礼仪文书更显严肃、庄重,更具公务色彩。正文的开头部分一般比较要有宣布会议或活动开幕、对参加人员表示欢迎、对筹办人员表示感谢等内容,篇幅比较短小;主体部分一般指明会议或活动的背景和意义、目的和任务、性质和要求等;最后是结语,结语一般为“预祝。。。。。。圆满成功”之类的表示祝愿的语句。书面刊款的开幕词要有致词人的署名和日期,署名和日期可以放在标题下,也可以作为落款放在正文后。

 

2、闭幕词

闭幕词是在比较正式的大型会议或活动的闭幕词上,举办单位的主要领导人或其他有关人员的总结性讲话。开幕词和闭幕词首位衔接,前后呼应,在比较正式的大型会议或活动中有着分厂重要的作用。

闭幕词主要包括标题、称呼和正文几个部分。标题和称谓的写法同开幕词相同。正文的开头部分一般要宣布会议或活动闭幕,指明其成果和意义;主体部分概述会议或活动的情况和内容,评价会议或活动的收获和意义,并发出号召,提出希望;最后对各有关方面表示感谢和祝愿,再次宣布会议或活动圆满结束。

 

(四)追悼词

追悼词简称悼词,旧称祭文,一般是在死者的追悼会上宣读的追忆、哀悼死者的讲话。

追悼词主要包括标题和正文两个部分。标题可以只写“追悼词”或“悼词”,也可以同时标明致词人和追悼对象。正文通常要写入以下几项内容:一是宣告死者不幸逝世,表明沉痛、哀悼的心情;二是介绍死者的生平事迹,要着重反映死者的主要经历和贡献;三是评价死者,评价死者应以称颂为主;四是表述哀思,表达继承遗志的决心和希望。追悼词在以书面形式发表时,大都要加黑框。

 

第四章            财经文书

一、教学要求

掌握经济新闻、经济活动分析报告、可行性研究报告、经济合同等财经文书的涵义、种类、特点、作用、结构、内容及写作要求。

二、教学要点

(一)了解财经文书的涵义、种类、特点,作用。

(二)几类常用财经文书的写法。

1.经济新闻。掌握经济新闻的涵义、种类、结构和内容及写作注意事项。

2.经济活动分析报告。掌握经济活动分析报告的涵义、作用、种类、结构和内容及写作要求。

3.可行性研究报告。了解可行性研究报告的涵义、作用和写作要求,掌握可行性研究报告的结构和内容。

4.经济合同。了解经济合同的涵义、作用、特点和种类,掌握经济合同的结构和内容及写作要求。

三、教学重点、难点

经济新闻、经济活动分析报告、可行性研究报告、经济合同的结构、内容及写作要求。

四、教学方法

结合实例,重点讲解财经文书的结构和内容。结合事例撰写一则经济新闻。

 

一、概述

本章所讲述的财经文书和法律文书就是其中应用范围较广、社会影响较大的两类专业文书。

二、经济新闻

(一)经济新闻的涵义和特点

对新闻有狭义和广义两种理解。广义的新闻包括消息、通讯、特写、图片新闻、电视新闻、各种经济时事评论形式的媒体信息;狭义的新闻专指消息,这里所讲述的新闻就是狭义的新闻也即消息而言的。

经济新闻是新闻的一种,是指及时、迅速地对经济领域新近发生的具有一定社会意义或社会影响的事实所作的简要报到。

经济新闻的特点主要体现在真、新、精几个方面。

1、真

真实是新闻的生命。其深层涵义还包括:新闻必须真实的反映事物的客观规律,揭示事物的本质特性。

2、新

“新”主要有两层涵义:一是指时间上的“新”,即新闻所报道的事物应是新近发生的。二是内容的“新”。新闻在注重实效性的同时,还应注重内容的新鲜感。

3、精

精主要是针对狭义的新闻也即消息而言的。消息一般一事一报,篇幅比较简短,文字比较精炼,这有助于信息的快速传递。应当说,短小精悍是新闻在形式方面的一个重要特征。

另外,新闻的写作手法比较灵活多样的。

(二)经济新闻的结构和内容

新闻一般由标题、导语、主体、结尾和背景材料五个部分组成。

1、标题

新闻标题主要能够高度概括新闻事实,又要新颖独特,要能起到吸引读者的作用。

新闻标题主要有三行标题、霜寒标题、单行标题三种。

1)三行标题是引题、正题和副题俱全的标题。

2)双行标题有两种形式,一种是由正题同引题复合而成的形式,另一种是由正题和副题复合而成的形式。

3)单行标题只有一个正题的标题。

2、导语

导语是新闻的开头部分,在此要用一句话或一个段落将新闻中最具有价值、最重要、最吸引人的内容表述清楚。正因为新闻常要将主要内容放入导语部分,并且由主到次、又重到轻地安排结构、排列材料,所以人们常把新闻的结构形式称为“倒金字塔”。

新闻导语可以采用不同的写法,常见的有以下几种:

1)叙述式

叙述式导语是指用平易、朴素的叙述性语言,直接概述最重要的新闻事实。

2)描写式

描写式导语是指以形象生动的描写性语言,对报到对象的特点或主要场景、重要细节等进行表述,以起到渲染气氛、烘托主题的作用。

3)提问式

提问式导语是指通过问题的提出,引起人们的注意和思考,然后再在主体部分中对读者所关注的问题给予解答。

4)评述式

评述式又称评论式,即在开头便对新闻事实进行评论,表明作者的态度和立场。

在写作实际中,上述几种导语写作方式常常混用在一起、互为补充。但无论采用那种形式,都要能够反映最重要的东西,要能起到先声夺人的作用。

3、主体

主体是新闻的主要部分、是在导语之后具体、详尽地表述新闻内容的部分。这一部分紧承导语,或对导语中所概括的事实作进一步说明,或回答导语中提出的问题,以使读者对新闻事实有比较完整的了解。

大致说来,组织材料、安排结构主要可按两种顺序:一是按时间顺序,即按事情发生、发展、结束的先后顺序组织材料、安排结构等。二是按照逻辑顺序,即按事物的内在联系组织材料、安排结构。

4、结尾

结尾是新闻的最后一个部分。结尾的写法多种多样,常见的有小结式,启发式和引语式等几种。

5、背景

背景是指与新闻事实相关的历史背景、现实环境以及其他客观条件的介词。交代背景、有助于说明事情发生的原因,揭示事件的性质和意义,深化新闻的主题;也有助于读者理解新闻事实,有助于增加新闻的指示性和趣味性。

背景材料在新闻中的位置比较灵活,既可以在导语中写,也可以在主体和结尾中写。既可以自成一个部分,也可以穿插在其他部分当中,既可以是一段话,也可以只是几句甚至一句话。

新闻的背景材料主要有对比性材料、说明性材料、注释性材料等几种。

 

(三)经济新闻的写作注意事项

第一、事实要准确。

第二、导向要正确。

第三、报到要及时。

 

三、经济活动分析报告

(一)经济活动分析报告的涵义和种类

1、涵义

经济活动分析报告是企业和经济管理部门常用的一种专业文书。经济活动分析报告是在经济活动分析报告的基础上写成的,而经济分析是以科学的经济理论和国家有关方针、政策为知道,以现实和历史的计划指标、会计核算、统计资料以及有关原始记录和调查材料为依据,对某一地区、某一行业、某一单位、某一部门在一定时期内的经济活动状况或某一向经济活动的情况,进行客观的分析的一种行为。反映分析内容和结果的书面报告,就是“经济活动分析报告”。

2、种类

按报告内容所设计的范围划分,有宏观经济活动分析报告和微观经济活动分析报告;

按时限或时间划分,有定期经济活动分析报告和不定期经济活动分析报告;

按部门划分,有工业经济活动分析报告、农业经济活动分析报告、商业经济活动分析报告等。而在g各行业的内部,还可以根据经济活动的内容和特点在做划分。

而上述各类经济活动分析报告又都可以按其内容广度和分析目的的不同,归入综合分析报告和专题分析报告两大类。

反映情况及时,解决问题迅速,内容集中,建议明确,针对性和时效性强,是这类报告的特点。

(二)经济活动分析报告的作用

撰写经济活动分析报告,是为了评价现状,总结经验,揭露问题,探明原因,并且提出改进措施和意见,以求获得更好的经济效益。

其功能有:1、诊断功能;2、建议功能;3、反馈功能;4、预测功能。

(三)经济活动分析报告的结构和内容

经济活动分析报告通常包括标题、正文和落款几个部分。

1、标题

经济活动分析报告的主要有两种:一种是完整式标题,即由单位名称、分析时限、分析对象和文种等要素构成的标题。有的还要加上“关于”二字,设计标题增加一些公文色彩。另一种是简要式标题。这类标题又称该要是标题,它只概括分析报告的主要内容,而省略单位名称、法纳西时限和文种等几项内容,有利于突出主题。

经济活动分析报告还经常使用双行标题,即以正标题概括报告的主要内容,以副标题点明分析时限、分析对象等,以便标题的内容更加丰富。

2、正文

经济活动分析报告的正文比较常见的写法由前言、情况、分析、建议等几个部分组成。

1)前言

前言又称导言或概况,是经济活动分析报告的开头部分。

2)情况

情况是分析的基础,在主体部分,首先就要详细写明经济活动的情况,包括主要的经济指标完成的情况、技术或管理措施的实施情况、业务工作的开展情况等等。写情况是为了总结经验,揭露问题,为下文的分析作出铺垫。为了把情况写得具体、翔实,这里通常要使用一些准确无误的数字。

3)分析

经济活动分析报告要以“分析”为主,而不能只堆砌材料,罗列事实。只有分析得当,才能对经济活动做出正确的评价。才能对其成败的原因有所认识,也才有可能把握经济活动的本质和规律。

很多经济活动分析报告是把前面两个部分也即“情况”和“分析”放在一起写的,即写完一个方面的情况,接着便进行分析,然后再写另外一个方面的情况,再对之进行分析。边写情况、边进行分析,边提出问题,边寻求答案。

4)意见和建议

意见和建议是正文的最后一个部分。在这个部分中,一般要根据分析的结果,回答今后的经济活动将会“怎么样”以及应当“怎么办”的问题。

分析问题是为了解决问题,“建议”是“分析”的归结点,这个部分也是经济活动分析报告中比较重要的一个部分。

3、落款

落款一般有两项内容,一是撰写经济活动分析报告的单位名称或人员姓名,二是写作日期。

(四)经济活动分析报告的写作注意事项

第一、要准确、全面的掌握材料;

第二、要合理地运用分析方法;

第三、要及时完成报告。

 

四、可行性研究报告

(一)可行性研究报告的涵义和作用

可行性研究是在某一项经济活动之前,通过全面的调查研究和对有关信息的分析以及必要的测算等工作,对项目进行技术论证和经济评价,以确定一个“技术上合理,经济上合算”的最优方案,为决策提供科学依据的一种行为。反映可行性研究的内容和结果的书面报告,就是“可行性研究报告”。

19822月,国家计划委员会制定《关于建设项目进行可行性研究管理办法》,对拟定项目的可行性研究报告的编制程序和内容等有关问题作出规定。

可行性研究报告的作用主要体现在两个方面:一是为领导者决策提供依据;二是为落实资金来源提供条件。

(二)可行性研究报告的结构和内容

可行性报告一般由标题、正文、附件几个部分组成。

1、  标题

标题大都包括单位名称、项目名称及文种名称等几项内容。有时,单位名称可以略去,标题只有项目名称和文种名称两项内容。

2、正文

可行性研究报告篇幅的长短和内容的繁简,往往取决于项目的大小或问题的难易。从实际情况来看,可行性研究报告在写法上确实存在着较大的差别,有的可长达十几万字,有的只有几千字。

从总体来看,可行性研究报告的正文通常包括四个方面的内容:一是项目内容的说明;二是项目的技术论证和经济评论;三是各种方案的比较;四是结论。

内容比较丰富,写法比较正规的可行性研究报告的正文通常包括前言、主体、结论三个部分。

1)前言

前言,又称总论,常见的写法是概述拟建项目提出的背景、依据、说明可行性研究的范围,提示研究结论等。

2)主体

主体是可行性研究报告的核心部分,是对项目的可行性进行具体分析论证的部分。一般应写入以下几个方面的内容:

一是市场调查。

二是对规模和方案的说明与分析。

三是对技术力量和水平进行说明与分析。

四是资金来源分析。

五是经济效益分析。

大中型基建项目的可行性研究报告是内容比较复杂、全面、细致的一类可行性研究报告,其主要部分通常要写入以下几个方面的内容:

一是现状评价;

二是发展规模与建设规模;

三是建设条件与协作条件;四是地址方案;五是建设方案;六是技术工艺和设备方案;七是实施方案;八是资金投入说明;九是社会效益评价;十是财务分析。(财务分析大致应当着眼于资金的分析、生产费用和生产周期的分析、经济效益的分析的三个方面。)

大中型基本建设项目的可行性研究报告有时还要根据项目情况和实际需要,写入其他一些内容,如对项目的生产和管理机构,包括各类人员的培训方式及培训周期等,作出相应的安排。

3)结论

在正文的最后一个部分,应当在归结全文的基础上提出结论性意见,表明对项目的可行性的总体看法,还可以对前文中一些教为重要的内容加以强调。

2、附件

3、一些不宜放在正文当中,但又具有一定的参考价值或补充作用的材料,如设计图标、设计图纸、实验数据及专题说明材料等,可作为附件附在最后。

(三)可行性研究报告的写作注意事项

第一、要放宽眼界。

第二、要实事求是。

第三、要讲求科学。一是要有系统观念,要把研究对象作为一个系统来研究;二是研究对象作为一个系统常常是被包括在一个更大的系统之中的,对构成这个大系统的其他要素也要有所考虑。

第四、要充分准备。

第五、要注意运用专业知识。

 

五、合同

(一)合同的涵义和作用

《中华人民共和国合同法》第二条规定“合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”

经济合同是合同的一个最为重要的门类,人们平时所说的合同一般是指经济合同而言的,这里所讲述的合同也是指经济合同。

经济合同是商品经济的产物,在社会经济生活中合同的作用主要体现为:

1、  合同是保护当事人合法权益的工具;

2、  合同是实现专业化合作的纽带;

3、  合同是提高经济效益的手段;

4、  合同是维护社会经济秩序的凭借。

(二)合同的特点和种类

《合同法》明确地规定了经济活动中的五项基本原则,即“平等原则”、“自愿原则”

、“公平原则”、“诚实信用原则”、“遵守纪律、法规和尊重社会功德原则”。与此相关,合同主要应当具备以下几个方面的特点:

1、  合法性。体现在主体、内容、订立程序、表达形式等各个方面。

2、  合意性。应是当事人意愿的真实表述,任何有悖当事人意愿的内容都不能写入合同。

3、  平等性。一是表现在当事人的法律地位是平等的;二是表现在合同在当时人平等协商、自主自愿的基础上签订,任何一方均不得把自己的意志强加给对方。

4、  规范性。体现在两个方面:一是形式的规范;二是语言的规范。

(三)合同的结构和内容

合同通常有三种表述形式:一是文字条款式。它是用文字说明的方式,把当事人双方协商一致的内容,逐条表述清楚。

二是表格式。是指把合同必不可少的内容设计、印刷成一种表格,当事人在签订合同时,只要把各项协议内容填写到表格中就可以了。

三是文字条款加表格式。是指既有文字说明,又有表格的合同形式。

合同一般包括下面几个部分:

1、  标题

标题即为合同的名称,主要有几种写法:一是合同种类充当合同名称;二是合同标的加合同种类;三是合同有效期加合同种类;四是单位名称加合同种类;五是前面四种写法的混合运用。

标题写在合同首页上方居中的位置。

2、  当事人名称

在合同标题的下方,要分行并列写明合同当事人的单位名称及法定代表人姓名或自然人姓名,并在名称或姓名后面用括号注明“甲方”和“乙方”。

3、  合同编号与签订地点、时间

4、  正文

正文大都包括开头、主体、结尾三个部分。

1)开头

开头部分又称前言部分,主要写明当事人签订合同的依据或目的。

2)主体

主体部分要写明合同当事人所订立的具体条款,也即当事人所承当的义务和应享受的权利。

合同的种类不同,主体部分的内容也不尽相同。但无论哪一类合同,都必须具备以下各项基本条款:

A、标的

标的是合同双方当事人的权利义务所共同指向的对象,是合同的中心内容。

B、数量和质量

数量是衡量标的的尺度,是确定双方权利义务大小的标准,是标的的计量。

质量是指标的的内在素质(包括物理的、机械的、化学的、生物的)和外观形态的综合状况,是标的的特征,体现标的的优劣程度。

C、价款或者报酬

价款或者报酬是指取得对方的产品或劳务等成果所支付的代价。以实物为标的的叫“价款”,以劳务为标的的教“报酬”或“酬金”。

价款或者酬金均以货币数量来表示,是合同当事人等价有偿交换的经济关系的具体标志。

价款或者报酬条款,一般包括产品的价格构成、作价办法、作价标准、调价处理办法等。

D、履行的期限、地点和方式

履行期限是履行合同的时间要求,是指享有标的的一方要求对方履行合同义务的时间规定。

履行地点也就是履行合同的地点、即交付、提取标的的地点,这就是双方责任的重要依据之一。

履行方式是指采取什么方法来实现合同所规定的当事人的权利和义务。

期限、地点和方式往往是合同中最容易引起纠纷的地方,因此,当事人在签订合同时,对此应有非常具体、明确的规定。

E、违约责任

违约责任又称“罚则”,是对不按合同规定义务一方的制裁措施,其核心是责任问题。

导致合同不能履行的原因非常复杂,既有客观原因,也有主管原因。客观原因主要是指“不可抗力”的影响,所谓的“不可抗力”是指不能遇见、不能避免并且不能克服的客观情况,如遭遇地震、风暴、火灾、水旱等灾害。

主观原因有很多种,比如,一方当事人有欺诈行为或经营不善等。

F、解决争议的办法

《合同法》将“解决争议的方法”明确地写进了合同的主要条款。

为解决在合同履行的过程中可能出现的问题,应将合同的变更、解除、争议仲裁事项在签订合同时商议清楚,并明确、具体地写入合同条款。

3)结尾

正文的结尾部分主要应当写入以下内容:合同的生效时间、合同的文字形式及份数、合同的签订时间和地点、合同的补充办法。

有的合同是以“附则”的形式表述结尾部分的内容的。

5、  落款

落款部分主要包括署名、日期及有效期限几项内容。

署名一项包括合同当事人的单位名称、地址、法定代表人姓名、委托代理人姓名或自然人姓名、电话、电报挂号、开户银行、账号、邮政编码。

日期是指合同的签订日期及签署、鉴(公)证日期,日期要分别在相应的署名后标注。

有些合同还在最后注明有效期限。合同的有效期限,是指合同自何时生效,至何时失效,即合同具有法律效力的起止日期。

(四)合同的写作注意事项

第一、要熟悉有关法律法规和方针政策。

第二、要精通业务、了解情况。

第三、要在平等协商,取得一致意见的基础上确定各项条款。

第四、要认真书写、并不得随意涂抹。

 

第五章      法律文书

一、教学要求

了解法律文书的性质、作用和写作注意事项,掌握法律文书的主要种类、起诉状和答辩状的一般写法。

二、内容要点

(一)了解法律文书的涵义、种类、特点,作用。

(二)几类常用法律文书的写法。

1.民事诉讼文书。掌握民事诉讼文书的涵义、作用及分类。掌握民事起诉状和民事答辩状的结构和内容以写作要求。

2.刑事诉讼文书。掌握刑事诉讼文书的涵义、作用及分类。掌握刑事自诉状和刑事答辩状的结构和内容以写作要求。

3.行政诉讼文书。掌握民事诉讼文书的涵义、作用及分类。掌握行政起诉状和行政答辩状的结构和内容以写作要求。

三、重点难点

几种法律文书的涵义及写作要求。

四、教学方法

结合实例,分析法律文书的结构和内容,并根据实例撰写一份民事起诉状。

 

一、概述

法律文书是一个非常宽泛的概念,是我国司法机关(包括公安机关、国家安全机关、检察院、法院、监狱及劳改机关等)和公证机关、仲裁组织依法制作的法律文书、以及案件当事人、律师和律师组织自用代书的法律文书的总称。大致法律文书主要包括三部分:一是国家司法机关为处理诉讼案件而制作的具有法律效力的司法文书。二是国家授权的法律机构或组织制作的办理或裁决非诉讼案件的公正文书和仲裁文书。三是案件当事人、律师和律师组织出具或代书的名用法律文书。

 

二、民事诉讼文书

(一)民事诉讼文书的涵义、作用及分类

1、涵义

民事诉讼文书是指司法机关为处理各类民事诉讼案件以及当事人、律师为解决诉讼纠纷和处理非诉讼问题,依法制作或使用的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

2、          作用

民事诉讼文书是司法机关行使司法权,适用民事法律、法规,确认民事权利义务关系,制裁民事违法行为,解决民事案件的工具,也是公民、法人或其他组织维护自身合法权益的凭借。

3、分类

可分为两大类:一类是司法机关为处理各类民事诉讼案件而制作的文书,二是当事人、律师为解决诉讼纠纷或处理非诉讼问题而制作使用或代书的文书。前者称为民事司法文书,后者则属于民事法律文书。

(二)民事起诉状

1、民事起诉状的涵义和用途

民事起诉状是指公民、法人或其他组织,认为自己的民事权益受到侵害或者与其他发生争议时,为维护自己的合法权益,依据事实和法律,按照法定程序,向人民法院提起民事诉讼时制作并使用的法律文书。

民事诉讼状是人民法院受理民事案件的依据,也是原告依法维护自身合法权益的工具。

2、民事起诉状的结构和内容

从结构上看,民事起诉状通常由首部、正文和尾部组成。

1)首部

首部包括两个项目:

A、标题

标题应当表明文书名称也即“民事诉讼状”。

B、当事人的基本情况

2)正文

正文主要包括以下三个方面的内容:

A、诉讼请求

诉讼请求是指民事诉讼的原告请人民法院解决的具体问题,是原告诉讼意图和目的的体现。

B、事实与理由

事实与理由是民事起诉状的核心内容。

事实是提起诉状、实现诉讼请求的基本和依据,也是人民法院进行裁决的基础和依据。陈述事实应当注意两点:第一,必须事实求实地反映事情真相,不能隐瞒或者歪曲事实;第二,要围绕诉讼请求写明事实,既要反映案件的全貌,又要突出重点。

理由是对事实的概括与评说,一般包含两种意思:首先是依事论理,然后是依法伦理。阐述理由也应当注意两点:第一,依事论理要以事实为依据,要能抓住重点,击中要害;第二,依法伦理要能准确地引用法律条款。

事实与理由是相辅相成的,两者都应当切合诉讼请求,几部分内容应当相互照应,前后一致,而不能相互脱节,前后矛盾。

C、证据

证据是证明案件事实的真实性、可靠性的依据。

列举证据应当注意三点:第一,证据的名称要规范,要符合法律规定;第二,不仅要写明证据的名称,还要写明证据的来源;第三,涉及证人证言的,应当写明证人的姓名和住址。

3)尾部

尾部一般包括以下两个项目:

A、结尾主要有两项内容:一是致送受诉法院名称;二是落款也即起诉人签名或者盖章及具状日期。

与具状日期相关的一个问题是诉讼时效问题。诉讼时效是一项法律制度,是指在法律规定的时间内,能够向人民法院起诉讼主张保护自己权利的时间,撰写起诉状,必须注意诉讼时效问题。

诉讼时效的计算应当从知道或者应当知道权利被侵害时计算。但从权利被侵害之日起超过二十年的,人民法院不予保护。有特殊情况的,人民法院可以延长诉讼期限.

B、附项

附项应当写明民事起诉状的副本数、附送证据的名称及件数等。

起诉状用于一审程序,当事人如对一审判决或裁定不服,可在法定上诉期限内向上一级人民法院提起上诉,请求撤销、变更原审裁定或请求重新审理,这时所用的诉讼文书为上诉状。

(三)民事答辩状

1、民事答辩状的概念和用途

民事答辩状是指民事诉讼的被告或被上诉人根据民事起诉状或民事上诉状的内容,针对原告提出的诉讼请求或上诉人提出的上诉请求作出答复,并依据事实与理由进行辩驳的法律文书。

通过答辩状可以充分阐明自己的观点与主张,从而使人民法院全面了解案情,作出公正裁决。

3、          民事答辩状的结构和内容

民事答辩状由首部、正文和尾部组成。

1)首部

1)标题

标题应由表明文书名称也“民事答辩状”。

2)当事人的基本情况

要写明答辩人的姓名、性别、出生年月日、民族、职业、工作单位和职务、住址等。答辩人如无诉讼行为能力,应在其后写明法定代理人的姓名、性别、出生年月日、民族、职业、工作单位和职务、住址及其与答辩人的关系。答辩人是法人或其他组织的,应当写明其名称和地址、法定代表人(或主要负责人)的姓名和职务。

3)案由

要写明答辩状是就何人起诉或上诉的何案提出答辩的,表述方式通常为“因××一案,提出答辩如下”:。

2)正文

正文是答辩状的核心部分,使具体法陈述答辩理由的部分。陈述理由是指针对原告或上诉人的诉讼请求及其所依据的事实与理由,进行反驳与辩驳。一般来说,答辩理由可以从两个角度进行阐述:一是针对所写事实不实进行反驳;二是针对实用法律不当进行反驳。在阐述答辩理由的基础时,还可以针对原告的诉讼请求向人民法院提出请求。

3)尾部

尾部一般包括以下两个项目:

1)结尾

结尾部分主要有两项内容:一是致送人民法院的名称、二是落款即答辨人签署和文书制作的年月日。

2)附项

主要写明答辩状副本的份数和有关证据的情况。

 

三、刑事诉讼文书

(一)刑事诉讼文书的涵义、用途及分类

1、涵义

刑事诉讼文书,是指司法机关为处理各类刑事诉讼案件以及当事人、律师为解决刑事纠纷,依法制作或使用的具有法律意义的文书的总称。

2、用途

刑事诉讼文书既是司法机关行使司法权,适用刑事法律规范,区分合法与违法行为和事实,制裁刑事犯罪,保证无罪者不受追究的工具,也是公民、法人或其他组织维护自身合法权益的武器。

3、种类

1)按制作主体分:一是司法机关为处理各类刑事诉讼案件而制作的文书,称为刑事诉讼文书。二是当事人、律师为解决刑事纠纷而制作使用或代书的文书,称为民用刑事诉讼文书。

2)按写作形式划分,可以将刑事文书分为叙述式、填空式、笔录式、表格式刑事诉讼文书。

(二)刑事自诉状

1、刑事自诉状的涵义和用途

1)涵义

刑事自诉状是指刑事自诉案件的被害人或者其法定代理人,为追究被告人的刑事责任,直接向人民法院提起诉讼时制作并使用的法律文书。

2)用途

刑事自诉状是当事人向人民法院提起诉讼的工具,也是人民法院受理案件、追究被告人刑事责任的主要依据。

2、刑事自诉状的结构和内容

根据最高人民法院制定的《刑事诉讼文书样式(样本)》的规定,刑事自诉状应由首部、正文和尾部几个部分组成。

1)首部包括以下几个项目:

A、标题

标题要表明文书名称也即“刑事自诉状”。

B、当事人的基本情况

在此要依次写明自诉人、被告人的姓名、性别、年龄、民族、出生地、文化程度、职业、工作单位、住址等。先写自诉人,后写被告人,前后顺序不能被颠倒。自诉人和被告人为两人以上的,自诉人应按受伤的轻重程度排列,被告人应按罪行轻重排列,重者在前,轻者在后。

2)正文

正文是文书的主体部分,主要包括以下内容:

A、案由和诉讼请求

正文的第一个部分是“案由”和“诉讼请求”部分,要写明所控罪名和要求人民法院追究被告人刑事责任的请求。

叙写案由和诉讼请求,应当注意两点:第一,罪名应当依法确定,并准确表述,不得随意编造;第二,请求应当明确具体。同一案件有两个以上案由的,可以一一列出;有两个以上被告人的,应逐项写明。

B、事实和理由

事实和理由是刑事自诉状的核心内容。在事实部分,要写明被告人犯罪的具体事实;在理由部分,应以案件事实为及基础,依有关法律为准绳,说明起诉理由。案情特别简单的,事实与理由可以写成一个部分,但行文上仍要有界限,要采取现陈述事实后说明理由的写法。

陈述事实要注意以下几点:第一,要实事求是,如实反映案件情况;第二,要依据法律严格区分罪与非罪的界限,切忌将非罪材料列入犯罪事实;第三,犯罪事实要具体,应将被告人实施犯罪的时间、地点、动机、目的、手段、情节和危害结果等一一写明;第四,要做到详略得当,关键情节应重点陈述,非关键情节可以简要陈述,无关紧要的情节不必陈述。

阐述理由则要注意以下几点:第一,要依据事实,说明被告人犯罪行为的性质、危害;第二,要能完整、准确地引用有关法律条款;第三,要向人民法院重申自己的诉讼请求。

C、证人姓名和住址及其他证据的名称、来源

我国《刑事诉讼法》第一百七十一条规定:缺乏罪证的自诉案件,如果自诉人提不出补充证据,经人民法院调查又未能收集到必要的证据,应以说服自诉人撤回自诉,或者裁定驳回。这一规定说明,证据的列举是刑事自诉状中十分重要的内容,直接关系到自诉的成败。只有能够提供确定、充分的证据,才能证明犯罪事实的存在,自诉案件被受理,也才有胜诉的可能。

列举证据应当注意以下几点:第一,证据要与犯罪事实有客观联系;第二,证据的名称要规范;第三,证据的来源、名称、件数要清楚,证人的姓名要准确,住址要详细具体。

3)尾部

尾部一般包括以下两个项目:

A、结尾

在结尾处首先应当写明致送人民法院名称,然后是落款,也即自诉人署名和具状日期。

B、附项

附项是指刑事自诉状副本的份数和其他证据情况的说明。

(三)刑事答辩状

1、刑事答辩状的涵义和用途

1)涵义

刑事答辩状是指刑事自诉案件的被告或被上诉人根据刑事自诉状或刑事上诉状的内容,针对原告提出的诉讼请求或哦上诉人提出的上诉请求作出答复,并依据事实与理由进行辩驳的法律文书。

2)用途

在刑事诉讼活动中,被告人或被上诉人以刑事答辩状的形式依法行使大便权,对自诉人的诉讼请求或上诉人的上诉请求及所依据的事实与理由,进行反驳和辩解,不仅有利于维护自己的合法权益,也有利于人民法院全名了解案情,从而作出公正的判决。

2、刑事答辩状的结构和内容

刑事答辩状是由首部、正文和尾部几个部分组成。

1)首部

首部主要包括以下几个项目:

A、标题

标题要标明文书名称也即“刑事答辩状”。

B、当事人的基本情况

要写明答辩人的姓名、性别、出生年月日、民族、出生地、文化程度、职业或工作单位和职务、住址等。答辩人如无诉讼行为能力的人,就应在答辩人之后写明法定代理人的基本情况及其与答辩人的关系,所写项目与答辩人基本相同,答辩人如为法人或其他组织,应当写明其名称和所在地址、法定代表人(或代表人)的姓名合资职务。

C、案由

要写明答辩状是就何人起诉或上诉的何案提出大答辩的,表述方式通常为“因xx一案,提出答辩如下:”,以此引出正文部分。

2)正文

正文是刑事答辩状的主体部分,主要用以阐述答辩意见和理由。而答辩意见和理由的阐述可以着眼于如下几个方面:一是针对事实的错误进行反驳;二是针对援用法律的错误进行反驳;三是针对定性错误进行辩驳。此外,还可以针对起诉程序不合法或者举证不真实等方面的问题陈述意见。

3)尾部

尾部主要包括以下两个项目:

1)结尾

结尾应有两项内容:一是致送人民法院的名称;二是落款,即答辩人的姓名和具体日期。

2)附项

要写明附件的名称和件数。

 

四、行政诉讼文书

(一)行政诉讼文书的涵义、用途及分类

1、涵义

行政诉讼文书,是司法机关为处理各类行政案件及当事人、律师为解决行政纠纷,提起行政诉讼而依法制作的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

2、用途

行政诉讼文书既是司法机关行使法权,适用行政法律、法规和规章,维护和监督行政机关依法行使行政职权,保护公民、法人和其他组织合法权益的工具,也是公民、法人和其他组织维护自身合法权益的凭借。

3、分类

1)按制作主体划分,有司法机关在处理各类行政案件时制作的文书及当事人、律师为解决行政纠纷而制作、使用的文书,前者被称为行政司法文书,后者则被称为民用行政诉讼文书。人们通常所说的行政诉讼文书,主要是指后者也即各类行政诉讼状而言的。

2)按写作形式划分,可以分为叙述式、填空式、笔录式、表格式行政诉讼文书。

(二)行政起诉状

1、行政起诉状的涵义和用途

1)涵义

行政起诉状是指行政诉讼的原告认为自己的合法权益受到行政机关和行政机关工作人员具体行政行为的侵害,向人民法院提起诉讼,要求依法处理的法律文书。

我国《行政诉讼法》第二条规定:公民、法人或者其他组织认为行政机关和行政机关工作人员的具体行为侵害其合法权益,有权依据行政诉讼法向人民法院提起诉讼。第四十二条规定:人民法院接到起诉状,经审核,应当在7日内立案或者作出裁定不予受理。原告对裁定不服的,可以提起上诉。

2)用途

行政起诉状既是人民法院受理行政案件的依据,也是原告维护自己的合法权益的工具。

2、行政起诉状的结构和内容

行政起诉状由首部、正文和尾部组成。

1)首部

首部包括以下两个项目:

A、标题

标题要表明文种的名称也即“行政起诉状”。

B、当事人基本情况

行政起诉状的格式有两种,一种适用公民提起行政诉讼,另一种适用于法人或者其他组织提起行政诉讼,两种格式的区别就在于当事人基本情况的项目有所不同。原告基本情况的两种写法与民事起诉状的写法要求大体相同。

注意点:行政诉讼案件的被告的基本情况往往比较复杂,要根据具体案情加以判定,不能搞错对象。根据我国《行政诉讼法》第三十五条的规定,确定行政起诉状被告的具体规则为:(见书中154页共计五点。)

2)正文

正文是诉讼状的主体部分,主要包括以下几项内容:

A、诉讼请求

这是原告向人民法院提起诉讼所要达到的目的。

B、事实与理由

在事实部分,应当事实求是地写明作为被告的行政机关及其工作人员侵犯原告合法权益的事实经过、原因和结果。事实的陈述一般科分为三个层次:首先应当写明原告引起行政机关作出具体行政行为的事实;其次写明行政机关所作出的具体行政行为;最后写明原告是否申请过行政复议,申请过行政复议的,复议机关是否改变了原具体行政行为,复议机关改变了原行政行为的,改变后的具体行政行为的内容是什么。

在理由部分,首先应当指明具体行政行为的不妥之处,然后说明其错误所在,表明自己的行为不应当受到此种处理或处罚的原因和依据。理由的阐述应当注意三点:第一,说明要有针对性,要针对被告的错误进行分析、论证。第二,说理要与事实相一致,要为诉讼       请求服务。事实、说理与请求,三者必须一致、相吻合,而不能向脱节,更不能相矛盾。第三,要能恰当地引用法律条款。在诉状的撰写中,法律条款的引用是很重要的。

C、证据

原告在起诉状中能否写明证据,事关能否立案,因而是至关重要的。

3)尾部

尾部一般包括以下两个项目:

A、结尾

结尾有两项内容:一是致送人民法院名称;二是落款,也即起诉人的姓名或名称和具体日期。

同具状日期相关的一个问题是,行政起诉状的递交是有严格的时间期限的,或者说,行政诉讼的时效问题是非常重要的。(见书155页)

B、附项

附项是指行政起诉状副本的份数以及所附证据情况的说明。

 

(三)行政答辩状

1、行政答辩状的涵义和用途

1)涵义

行政答辩状是指行政诉讼的被告或上诉人根据行政起诉状或行政上诉状的内容,针对原告提出的诉讼请求或上诉人请求作出答复,并依据事实与理由进行辩驳的法律文书。

2)、用途

行政答辩状的使用,有利于答辩人维护自己的权益,也有利于人民法院全面了解案件情况,并作出公正的裁决。

2、行政答辩状的结构和内容

行政答辩状由首部、正文和尾部几个部分构成。

1)首部

首部包括以下几个项目:

A、标题

标题要表明文书名称也即“行政答辩状”。

B、当事人的基本情况

(详情见158页)

C、案由

写明答辩状是就哪个案件提出答辩的,并由此引起下文,表述形式一般为“因……一案,提出答辩如下”。

2)正文

这是行政答辩的主体部分,在此主要应当写明答辩理由。答辩理由通常要从下述几个方面进行表述:一是阐述事实真相,反驳对方当事人的不实之词。二是写明有关法律规定,指出对方当事人适用法律不当。三是提出答辩主张,申明态度。

3)尾部

A、结尾

结尾主要写入两项内容:一是致送人民法院的名称。二是落款,即由答辩人签名或盖章,并注明具状日期。按规定,一审答辩状,被告在受到起诉状副本之日起向人民法院提出;二审答辩状,被告人必须在收到上诉状副本之日起十日内向人民法院递交。答辩状必须在法定期限内提交,所以具状时间是需要很好把握的。

B、附项

附项是指答辩状的副本数、附件证据材料的名称和件数的标注。

 

 

第六章      生活文书

一、教学要求

了解生活文书的性质、作用和写作注意事项。

二、内容要点

了解生活文书的用途、特点及一般写法。

 

一、概述

生活文书又称个人文书或生活应用文,主要是指人们在日常生活中为处理个人事务或解决具体问题所用的各类文书。种类多样,用法简便,实用价值突出,写作格式较为固定,是生活文书最为重要的几个同特点。

二、条据

(一)条据的用途和特点

这里所说的条据是便条和字据的合称。

便条是人们在临时遇到一件事情需要告知对方,而又无法面谈时所书写的字条。无论哪一种便条,都必须具备事务性、说明性(是为便条的内容特征)和简约性、便捷性(主要为便条的形式特征)。

字据是人们在处理财物或其他有关问题时所书写并交付对方的书面凭证。证明性(就字据的性质、内容和作用而言的)和严谨性(字据的语言表达所必须具备的特点)应是字据的主要特点。

(二)条据的一般写法

1、便条

在日常生活中,人们所用的便条多种多样,请假条和留言条就是其中两类较为常用的便条,其他便条的写法也与之大同小异。

2、字据

人们在处理某些日常事务时,往往需要留下书面凭证,这样的书面凭证就是字据。

字据的构成大都比较简单,标题、正文和落款是几个必备项目。标题用以标明字据的性质,说明这是哪类字据。正文写清证明事项,“今(现)……”是常用的表述方式,“此据”则是惯用的结语。落款一定要有本人签名,有条件的还要加盖印章。字据的订立日期也是非常重要的,要写的准确、完整、清楚。特别是借据的订立日期常同钱物的归还期限有关,尤其应当认真书写。

值得注意的是,字据虽然字数不多,但对其语言运用的要求却是十分严格的。

首先,字据不能有任何意思不明或容易产生歧义的词句出现,否则就有可能引发争议,字据就难以发挥有效的证明作用。(如一词多义、遣词造句等是需要多加关注的)

其次、字据所涉及的事务常同钱物有关,表示钱物数量的字数均应大写,数量单位的标注要正规、明确,货币数量的前面要有币种。

第三,行款格式要规范,行与行、字与字的间距要合理,不能留有加字、抹字的余地。

第四,字据不能随意涂改,如果需作改动,最好重新书写。

 

三、启事

(一)启事的涵义和特点

启事是指人们为说明有关事项,或者请求他人帮助而公开发布的短文。

启事可分为三类:一是征招类启事;二是寻觅类启事;三是声明类启事。

启事属于公开发布的告知性文书。告知是启事的内容特征,也是对启事基本用途的概括。简明性则是启事的语言表述所应具备的特点。

(二)启事的一般写法

启事通常由标题、正文和落款三个部分组成。

启事的标题主要有下面几种写法:一是写明事项和文种;二是只标明文种,即只以“启事”二字做标题,或为强调事情紧迫,以“紧急启事”做标题;三是只写事项,省去文种。另外,有些名为“申明”的短文,其实同申明类启事的性质、用途是很相近的。这类申明大都是为处理公共乃至国际事务而发表的,发表者可以是个人,也可以是单位或政府,其性质和用途同启事有较大的区别。

启事正文的写法一般比较简单,写明需要公众或有关人员了解的事项即可。写启事的正文,关键是要在语言的运用和内容的编排的条理性上多下功夫。

落款包括署名和日期两项内容。并留有联系线索或联系方式,因而可以略去落款一项。

 

四、书信

(一)书信的涵义和特点

1、涵义

书信是人们在日常生活或工作中经常回用到的一类应用文,按其用途的不同,可以分为两大类:一类是专用书信,一类是一般书信。专用书信是指具有专门用途的书信。一般书信主要指私人之间为传递信息、交流感情、处理事务而撰写的信件。

2、特点

具有特定而单一的接收对象、明确贰具体的实际用途以及固定或惯用的写作格式,是一般书信几个比较突出的特点。

3、用途

书信是产生最早的一类应用文体。书信写作的根本在于“进言”,所尽之言用来驱散胸中郁结,展现文采风范。所以应当做到畅所欲言、宽舒喜悦;语言明达而有文采,语气从容,表露心声,相互酬答。书信不仅是表情达意的工具,而且是进行语言表达训练的工具。

(二)书信的一般写法

传统的书信是所谓纸介平面的书信,也即在书信纸上书写、通过邮政部门邮寄的信件。传统的书信是由内文和封套两个部分组成的。

内文

内文俗称信瓤,主要包括称谓、问候语、正文、祝颂语和落款等几个部分。

称谓是写信人对收信人的称呼,顶格写在写在信纸的第一行,后加冒号领起下文。

问候语写在称谓的下一行,空两格,通常独立成段。

正文写在问候语的下一行,每段手行空两格。正文通常可分连接语、主体文、总括语几个部分。连接语主要是对写信缘由和目的的说明,写法多种多样。

祝颂语又称致敬语,是在正文之后所写的简短的表示祝愿或表达敬意的话。同问候语一样,祝颂语也可以针对收信人的特点写得更加恰当、得体。

落款包括署名和日期两项内容。

1、         封套

在封套上,主要填写四项内容:一是邮政编码,二是收信人的详细地址,三是收信人姓名,四是写信人的详细地址及姓名。有些特种信件,如“特快专递”等,还要求填写其他相关项目。目前,人们多用横式信封,上述四项内容应当由上至下,依次填写。

信封上不要写礼貌语。应为信封是给邮递员(或送信人)看的,邮递员不应该把你的某人称为自己的某人。



相关专题: 专题信息无

相关信息无

相关评论:
相关评论无
发表、查看更多关于该信息的评论 将本信息发给好友 打印本页

Copyright © 2002-2005 公道成校 All Rights Reserved[后台管理]
苏ICP备05079820号 页面执行时间:156.250毫秒